Logos Indonesia – Mengetahui apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan di suatu perusahaan adalah hal yang penting. Proses untuk mendapatkan pemahaman ini disebut analisis jabatan dan melibatkan beberapa langkah. Pertama, kita harus siap dengan menentukan apa yang ingin kita capai, cara kita akan mengumpulkan informasi, dan siapa yang akan terlibat. Selanjutnya, kita perlu pergi bertemu dengan karyawan dan bertanya tentang pekerjaan mereka. Setelah itu, kita mengumpulkan semua informasi yang kita dapat dan melihat pola atau kesamaan di antara pekerjaan tersebut. Langkah terakhir adalah menjelaskan hasilnya kepada orang-orang di perusahaan agar semua bisa tahu apa yang diharapkan dari mereka dalam pekerjaan mereka. Dengan cara ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang cara mengelola tim kerjanya.
Tahapan Penyusunan Analisis Jabatan
Berikut tahapan penyusunan analisis jabatan:
1. Persiapan
Pertama-tama, sebelum mulai menganalisis pekerjaan, perusahaan perlu bersiap. Mereka menentukan apa yang ingin mereka ketahui dari analisis tersebut, memilih cara terbaik untuk mengumpulkan informasi, dan menetapkan siapa saja yang akan terlibat dalam prosesnya.
Misalnya, apakah mereka akan melakukan wawancara dengan karyawan atau menggunakan pertanyaan tertulis? Persiapan ini juga melibatkan pengumpulan dokumen-dokumen yang sudah ada, seperti deskripsi pekerjaan sebelumnya, juga bisa jadi bahan yang berguna. Semakin baik persiapannya, semakin mudah proses analisisnya.
2. Pengumpulan Data
Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan informasi yang diperlukan. Ini bisa melibatkan berbagai cara, seperti bertanya langsung kepada karyawan, melihat langsung cara mereka bekerja, atau memberikan pertanyaan tertulis. Informasi ini nantinya akan membantu kita mengerti pekerjaan apa yang harus dilakukan, apa tanggung jawabnya, dan kualifikasi apa yang dibutuhkan. Proses ini membantu kita mengumpulkan data yang diperlukan untuk membuat gambaran lengkap tentang setiap pekerjaan di perusahaan. Semakin lengkap informasinya, semakin baik hasil analisisnya.
3. Pengolahan Data
Setelah mengumpulkan informasi, langkah berikutnya adalah membuat sense atau makna dari semua data tersebut. Tim analis melihat pola atau kesamaan di antara berbagai pekerjaan. Mereka juga menyusun daftar tugas dan tanggung jawab yang paling penting untuk setiap pekerjaan. Ini membantu kita memahami pekerjaan dengan lebih baik. Kadang-kadang, kita menggunakan komputer atau program khusus untuk membantu kita memproses semua informasi ini. Semua langkah ini membantu kita membuat pandangan yang lebih jelas tentang pekerjaan di perusahaan.
4. Penyajian Informasi Jabatan
Setelah kita memahami semua pekerjaan, langkah terakhirnya adalah memberi tahu orang lain apa yang kita temukan. Ini disebut penyajian informasi. Informasi tentang pekerjaan disusun dengan baik dan diberi tahu kepada semua orang yang perlu tahu, seperti manajer atau karyawan. Ini seperti kita memberi tahu cerita tentang apa yang kita temukan. Dengan cara ini, semua orang bisa tahu apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja dan bagaimana mereka bisa berhasil. Penyajian informasi ini membantu membuat keputusan yang lebih baik di perusahaan.
Contoh Tahapan Menyusun Analisis Jabatan
Persiapan
Di suatu perusahaan yang berkembang pesat, tim manajemen sumber daya manusia merencanakan untuk meningkatkan efisiensi dan pengelolaan tenaga kerja. Mereka memulai dengan tahap persiapan, mengidentifikasi tujuan utama mereka yaitu memahami pekerjaan secara lebih baik untuk mendukung rekrutmen yang lebih cerdas dan pengelolaan kinerja yang lebih baik. Tim menentukan metode analisis yang akan digunakan, memilih wawancara dan pengamatan pekerjaan sebagai alat utama, dan mengumpulkan dokumen terkait seperti deskripsi pekerjaan yang sudah ada.
Pengumpulan Data
Selanjutnya, tim memasuki tahap pengumpulan data. Mereka berbicara dengan karyawan dari berbagai departemen, bertanya tentang pekerjaan mereka, dan melihat bagaimana mereka menyelesaikan tugas-tugas harian. Tim juga membuat kuesioner untuk mengumpulkan informasi lebih lanjut. Proses ini membantu mereka memahami lebih dalam tentang berbagai pekerjaan di perusahaan, dari resepsionis hingga manajer proyek. Mereka mencatat tugas-tugas utama, keterampilan yang dibutuhkan, dan tantangan yang dihadapi setiap posisi.
Pengolahan Data
Setelah semua data terkumpul, tim memasuki tahap pengolahan data. Mereka mengumpulkan semua informasi yang telah mereka catat dan menganalisisnya. Tim mencari pola, melihat apakah ada tugas yang sering muncul di banyak posisi, dan mengidentifikasi keterampilan yang paling penting untuk sukses di perusahaan ini. Dengan menggunakan komputer, mereka menyusun daftar tugas dan tanggung jawab yang terstruktur untuk setiap pekerjaan. Ini membantu mereka membuat “gambaran” yang lebih jelas tentang apa yang diharapkan dari setiap karyawan.
Penyajian Informasi Jabatan
Langkah terakhir adalah menyajikan informasi jabatan. Tim membuat laporan yang rinci tentang hasil analisis mereka. Mereka berbagi informasi ini dalam pertemuan dengan manajer dan karyawan. Dalam presentasi ini, tim menjelaskan tugas-tugas kunci, keterampilan yang dibutuhkan, dan cara pekerjaan berkontribusi pada keseluruhan tujuan perusahaan. Dengan menyajikan informasi ini, manajemen dapat membuat keputusan lebih baik tentang rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
Dengan menyusun analisis jabatan secara menyeluruh, perusahaan ini berhasil meningkatkan pemahaman tentang pekerjaan, memberikan landasan yang kuat untuk kebijakan sumber daya manusia, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan produktif.
Baca Artikel Kami Lainnya: Yuk mengenal Analisis Jabatan, Tujuan dan Manfaatnya
Artikel oleh: Logos Indonesia.
MEMBUTUHKAN KONSULTAN HRD UNTUK KEBUTUHAN ANDA? KAMI PUNYA SOLUSI MENYELURUH MASALAH HRD.
HUBUNGI KAMI MELALUI KONTAK DIBAWAH INI:
Logos Indonesia: Biro Psikologi & Konsultan HRD
Layanan:
1. Rekrutmen & Asemen Karyawan
2. Konsultansi MSDM
3. Training & Development by @logosinstituteofficial
4. Outbound
5. Konseling Online Berbasis Android & iOS by @deeptalkindonesia
6. Klinik Konsultasi Psikologi & Tumbuh Kembang Anak by @deepgrowindonesia
7. Layanan Psikologi Pendidikan by EduQuotient
.
Hubungi kami (Bisa Langsung Klink Nomor Dibawah Ini):
📱Rekrutmen, Asemen & Konsultansi MSDM: 0811-1744-456
📱Training & Outbound : 0811-1075-456
📱Klinik Psikologi, Konseling & Tumbuh Kembang Anak: 0811-1814-456
📱EduQuotient (Psi. Pendidikan): 0811-1157-456
Email : admin@logosconsulting.co.id
.
Follow Kami:
Logos Indonesia : @logosindonesiaofficial
Logos Institute : @logosinstituteofficial
DeepTalk Indonesia : @deeptalkindonesia
DeepGrow Indonesia : @deepgrowindonesia
