Logos Indonesia –Dalam setiap organisasi, proses handover pekerjaan memainkan peran utama dalam memastikan kelancaran transisi antar anggota tim. Namun, pertanyaan yang sering muncul adalah, kapan waktu yang ideal untuk melaksanakan handover? Keputusan ini tidak bisa diambil dengan enteng. Melainkan memerlukan pertimbangan mendalam terhadap berbagai faktor yang melibatkan dinamika internal organisasi.
Dalam artikel ini, kami akan menguraikan konteks dan faktor-faktor penting yang perlu diperhitungkan dalam menentukan waktu yang tepat untuk menjalankan proses handover. Dari identifikasi pemangku kepentingan hingga kesiapan penerima tugas baru. Artikel ini akan membahas secara komprehensif kapan idealnya waktu untuk mengamankan suksesnya transisi pekerjaan di lingkungan kerja yang dinamis.
Kapan Waktu Ideal Melakukan Handover ?
Waktu ideal untuk melakukan handover pekerjaan tergantung pada beberapa faktor, dan keputusan ini sebaiknya diambil dengan mempertimbangkan kondisi spesifik dalam organisasi. Namun, beberapa panduan umum dapat membantu menentukan waktu yang tepat:
1. Sebelum Pekerja Meninggalkan Organisasi
Proses handover yang dimulai sebelum pekerja meninggalkan organisasi menawarkan keuntungan besar dalam memastikan kelancaran transisi. Pekerja yang akan pergi memiliki pengetahuan dan pengalaman yang tak ternilai terkait dengan pekerjaan mereka. Memulai handover sebelum kepergian mereka memungkinkan waktu yang cukup untuk meresapi pengetahuan ini dan memastikan bahwa informasi yang relevan terdokumentasi dengan baik. Selama periode ini, pekerja yang keluar dapat secara proaktif mendiskusikan tugas dan tanggung jawab mereka, memfasilitasi pemahaman yang lebih baik oleh penerima tugas baru. Dengan memulai sebelum kepergian, organisasi dapat mengurangi risiko kehilangan pengetahuan kunci dan meningkatkan kesiapan penerima tugas baru.
2. Selama Jangka Waktu yang Tepat
Menentukan waktu yang tepat untuk melaksanakan handover merupakan keputusan strategis yang berkaitan dengan dinamika organisasi. Idealnya, handover sebaiknya dilakukan selama jangka waktu yang memungkinkan fokus penuh pada proses transisi tanpa mengganggu alur kerja normal. Hindari melakukan handover pada titik-titik kritis dalam proyek atau kegiatan yang dapat menimbulkan gangguan besar. Sebaliknya, pilih waktu yang memungkinkan untuk pemahaman menyeluruh oleh penerima tugas baru tanpa menunda proyek atau aktivitas. Dengan memperhitungkan jangka waktu yang tepat, organisasi dapat meminimalkan potensi dampak negatif pada produktivitas dan memastikan kelancaran proses handover.
3. Sebelum Perubahan Besar dalam Tim atau Proyek
Melakukan handover sebelum perubahan besar dalam tim atau proyek merupakan strategi yang cerdas untuk memastikan kesinambungan operasional. Jika organisasi merencanakan rotasi anggota tim atau perubahan fokus proyek, handover sebelum perubahan tersebut terjadi dapat memberikan stabilitas. Ini memungkinkan waktu yang cukup bagi penerima tugas baru untuk beradaptasi dengan perubahan dan meresapi pengetahuan dari pekerja yang meninggalkan organisasi. Dengan merencanakan handover sejalan dengan perubahan yang diantisipasi, organisasi dapat mengelola risiko dan menjaga kelancaran alur kerja tanpa mengorbankan produktivitas atau kualitas hasil kerja.
4. Sesuai dengan Rencana Organisasi
Mengikuti rencana organisasi terkait kebijakan dan prosedur handover adalah langkah yang kritis. Banyak organisasi memiliki panduan internal mengenai waktu yang optimal untuk melaksanakan handover. Ini dapat mencakup aturan atau pedoman tertentu yang mengarahkan kapan dan bagaimana handover sebaiknya dilakukan. Mengikuti rencana organisasi tidak hanya memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal, tetapi juga memberikan kerangka kerja yang terstruktur untuk menjalankan handover. Dengan demikian, organisasi dapat meminimalkan risiko konflik internal atau inkonsistensi dalam pelaksanaan handover dan memastikan konsistensi dalam praktik manajemen sumber daya manusia.
5. Ketika Penerima Tugas Baru Siap Menerima Tanggung Jawab
Menentukan waktu handover dengan memastikan bahwa penerima tugas baru telah siap sepenuhnya untuk menerima tanggung jawab adalah kunci keberhasilan transisi. Sebelum memulai handover, pastikan bahwa penerima tugas baru telah menjalani pelatihan yang memadai dan memiliki pemahaman yang mendalam tentang tugas dan tanggung jawab baru mereka. Kesediaan penerima tugas baru tidak hanya mencakup aspek teknis pekerjaan, tetapi juga kesiapan mental untuk mengatasi tantangan baru. Ini membantu meminimalkan risiko kebingungan atau frustrasi yang mungkin timbul selama proses handover. Dengan memastikan kesiapan penerima tugas baru, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas transisi.
6. Dengan Memperhitungkan Tantangan Musiman atau Siklus Bisnis
Pertimbangkan tantangan musiman atau siklus bisnis organisasi saat menentukan waktu handover. Beberapa periode mungkin lebih cocok untuk melaksanakan handover daripada yang lain, tergantung pada karakteristik bisnis atau proyek yang dihadapi. Misalnya, menghindari handover selama periode puncak aktivitas atau saat tekanan bisnis tertinggi dapat membantu meminimalkan gangguan dan menjamin kesinambungan operasional. Sebaliknya, memilih waktu yang relatif tenang atau stabil dapat memberikan lingkungan yang lebih kondusif untuk fokus pada handover tanpa terbebani oleh tekanan eksternal. Dengan mempertimbangkan tantangan musiman atau siklus bisnis, organisasi dapat menentukan waktu yang optimal untuk menjalankan handover dengan efektif.
Baca Artikel Kami Lainnya: Ikuti Langkah-Langkah Ini Dalam Proses Handover Pekerjaan Agar Berjalan Sistematis
Artikel oleh: Logos Indonesia.
MEMBUTUHKAN KONSULTAN HRD UNTUK KEBUTUHAN ANDA? KAMI PUNYA SOLUSI MENYELURUH MASALAH HRD.
HUBUNGI KAMI MELALUI KONTAK DIBAWAH INI:
Logos Indonesia: Biro Psikologi & Konsultan HRD
Layanan:
1. Rekrutmen & Asemen Karyawan
2. Konsultansi MSDM
3. Training & Development by @logosinstituteofficial
4. Outbound
5. Konseling Online Berbasis Android & iOS by @deeptalkindonesia
6. Klinik Konsultasi Psikologi & Tumbuh Kembang Anak by @deepgrowindonesia
7. Layanan Psikologi Pendidikan by EduQuotient
.
Hubungi kami (Bisa Langsung Klink Nomor Dibawah Ini):
📱Rekrutmen, Asemen & Konsultansi MSDM: 0811-1744-456
📱Training & Outbound : 0811-1075-456
📱Klinik Psikologi, Konseling & Tumbuh Kembang Anak: 0811-1814-456
📱EduQuotient (Psi. Pendidikan): 0811-1157-456
Email : admin@logosconsulting.co.id
.
Follow Kami:
Logos Indonesia : @logosindonesiaofficial
Logos Institute : @logosinstituteofficial
DeepTalk Indonesia : @deeptalkindonesia
DeepGrow Indonesia : @deepgrowindonesia
