Logos Indonesia Seiring dengan perkembangan teknologi, ditambah dengan pandemi covid-19 yang belum lama ini kita lalui, banyak sekali perusahaan yang memilih untuk memanfaatkan teknologi online. Salah satunya dalam melakukan proses rekrutmen. Selain dapat membatasi penyebaran virus, pengiriman lamaran kerja melalui email dianggap cukup mengefisienkan waktu dan mengurangi penggunaan kertas. Berikut tips untuk mengirim lamaran kerja via email:
Perhatikan Struktur Penulisan Email
Mengirim lamaran kerja melalui email bukanlah hal yang baru lagi, namun apakah cara yang Anda gunakan sudah tepat? Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
Email Tujuan
Pastikan Anda menuliskan alamat email yang dituju dengan benar.
Subjek Email
Subjek email ini akan mempermudah HR untuk menemukan email Anda sesuai dengan posisi yang Anda lamar. Isi subjek email sesuai dengan arahan pada info loker yang kamu dapatkan. Jika tidak ada bisa di isi dengan “Lamaran (posisi yang dilamar)” Contoh: Lamaran Admin Finance.
Isi Email
Walaupun Anda telah melampirkan surat lamaran kerja, namun jangan sampai isi email ini dikosongkan atau diisi seadanya. Isi email tetap harus ditulis dengan Bahasa yang sopan dan terstruktur. Pastikan terdapat pembuka isi dan penutup pada isi email Anda.
Anda bisa memulai dengan kalimat pembuka seperti contoh berikut:
“Kepada yang Terhormat Bapak/Ibu HRD”
Selanjutnya disusul dengan isi yang terdiri dari perkenalan diri, dari mana Anda mendapatkan info lowongan kerja, menyampaikan maksud Anda dan jangan lupa sampaikan bahwa Anda melampirkan dokumen-dokumen sebagai bahan pertimbangan. Berikut contohnya:
“Perkenalkan saya Ayu Putri yang merupakan lulusan dari Universitas Indonesia. Saya tertarik dengan lowongan kerja untuk posisi Admin Finance pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Berdasarkan job deskripsi yang dicantumkan pada info lowongan kerja tersebut, saya rasa cocok dengan latar belakang Pendidikan saya sebagai sarjana ekonomi.
Bersama email ini saya juga melampirkan beberapa berkas yang sekiranya dapat menjadi pertimbangan Bapak/Ibu sekalian.”
Penutup
Pada bagian terakhir Anda bisa menyampaikan keseriusan Anda dalam melamar pekerjaan tersebut sekaligus memberikan salam penutup seperti berikut:
“Besar harapan saya bisa melakukan proses rekrutmen selanjutnya dan bisa bergabung dengan perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Terimakasih atas pertimbangannya.
Salam Hormat,
Ayu Putri”
Isi email tidak perlu terlalu panjang seperti surat lamaran kerja, namun dapat mencangkup maksud dan tujuan Anda.
Lampiran
Jangan lupa melampirkan surat lamaran, CV, ijazah terakhir, transkrip nilai, KTP, foto, dan sertifikat serta lampiran-lampiran lainnya yang dirasa perlu. Pastikan dokumen yang dimasukkan tidak berukuran terlalu besar agar mudah didownload. Ukuran lampiran jangan lebih dari 2 MB. Ukuran file yang terlalu besar biasanya akan di skip oleh rekruter karena membutuhkan waktu lama untuk mengunduhnya.
Mengirim file dengan format PDF merupakan format yang paling umum dan professional. Jenis file ini lebih baik digunakan karena tidak akan merubah tampilan aslinya.
Perhatikan juga penamaan file Anda, pastikan Anda menulis nama file dengan benar dan hindari penamaan-penamaan asal seperti “CV ke 3” atau “CV paling fix”. Penamaan folder semacam itu hanya akan menunjukkan ketidak profesionalan dan sikap ceroboh Anda. Sebaiknya anda menulis “CV (nama anda)”, ini terlihat lebih profesional.
Periksa Kembali Email yang Anda Tulis
Setelah mengisi email, sebaiknya Anda memeriksa kembali email yang Anda tulis apakah maksud dan tujuan Anda telah tersampaikan atau apakah Anda telah menggunakan Bahasa yang baik dan benar. Perhatikan juga berkas-berkas yang Anda lampirkan apakah sudah sesuai dengan persyaratan yang ada. Hal ini perlu dilakukan agar Anda mengirimkan email yang terbaik kepada perusahaan yang Anda tuju.
Perhatikan Penulisan
Kesalahan pengetikan atau typo perlu dihindari. Hal ini akan menunjukkan kecerobohan Anda dan ketidak pedulian Anda terhadap hal-hal kecil. Pastikan dalam isi email maupun lampiran Anda tidak terdapat kata-kata yang salah pengetikan.
Gunakan Alamat Email Profesional
Alamat email merupakan salah satu identitas calon karyawan. Menggunakan email yang asal-asalan cenderung menunjukkan ketidak seriusan Anda dalam melamar. Hindari banyak angka, karakter dan ejaan-ejaan yang menyusahkan. Sebaiknya gunakan nama asli Anda saat membuat email, hal ini membuat Anda lebih terlihat profesional.
Pilih Waktu yang Tepat saat Mengirim Email
Walaupun tidak ada waktu yang pasti kapan rekruter membuka dan mulai menyeleksi email yang masuk, namun pada umumnya rekruter akan memeriksa email di pagi hari hingga sebelum jam makan siang. Pastikan Anda mengirim email di hari aktif kerja yaitu hari Senin-Jumat dan jam 08.00 hingga jam 11.00. Hal ini dapat mengantisipasi email tertimbun. Satu hal yang paling penting adalah kirim email sesegera mungkin setelah Anda mendapatkan info lowongan kerja tersebut. Jadilah orang-orang awal yang mengirim lamaran, karena rekruter tidak menunggu lama setelah menyebarkan info lowongan kerja.
Anda bisa menerapkan beberapa tips di atas agar email Anda dapat dilirik oleh perusahaan yang Anda tuju. Pastikan juga anda selalu mengecek email Anda setiap harinya, karena beberapa perusahaan mengirimkan balasan berupa email. Jangan sampai Anda terlambat membuka email dan kehilangan kesempatan untuk melakukan proses rekrutmen selanjutnya. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi para jobseekers.
Baca Artikel Kami Lainnya : Pentingnya Gaya Manajemen Terhadap Perkembangan Bisnis
Comment